物业储备基金

一、储备基金的使用范围


在新建物业保修期满后和公有房屋出售后，为确保房产物业的公用部位、公共设施和共用设备的完好和正常运转，必须要保证能够对其进行定期检查、大修和更新，定期更换一些零部件，这些都需要费用开支。这些费用开支就是储备基金的运用内容。因此，储备基金也叫维修更新基金。由于房产物业的价值巨大，它的维修更新工程的费用也颇为可观，包括的内容也是复杂多样的。归纳起来，其使用范围主要包括以下几项：

(一)人工费


它是指物业的维修更新工程中施工工人、技术人员等的工资、奖金、津贴、保险和劳防用品费等。


(二)设备、零部件和材料购置费


它是指在维修更新物业的过程中，需要更换的设备、零部件购置费维修更新工程中使用的各种材料费。

(三)机械使用费


它是指维修更新工程中使用各类机械的费用，包括各类机械驾驶员的工资津贴和福利费，机械用的燃料动力费、材料费、折旧修理费、替换工具部件费、运输装卸费、辅助设施费等。


(四)水、电、煤气费


它是指维修或更新工程中耗用的水、电、煤气费支出。


(五)管理费


它是指为组织和管理维修或更新工程所发生的各项费用，包括办公费、交通费和其他费用。


从上述储备基金的构成内容可以看出，维修或更新工程中发生的费用复杂而多样，物业管理公司要加强核算，严格遵守储备基金开支范围。对哪些费用属于储备基金开支范围，哪些费用不属于储备基金开支范围，要作严格统一的划分规定，不能将不属于大修范围的日常维修养护费和应由产权人自理的室内维修费挤占储备基金，以保证储备基金能够专款专用，满足物业正常的大修更新的需要。这也是正确计算和管理物业储备基金的前提。现实中为加强储备基金的管理，确保不被挪用，我国各级政府的物业管理行业主管部门大多结合当地实际情况制定了切实可行的行政法规。


这里需要指出的是若物业管理公司将大修更新工程交由专业施工队伍承包完成，则储备基金的构成内容只有一项，即支付给专业施工队伍的大修更新工程承包费。


二、储备基金的管理要求


(一)专户存储，调剂使用，滚动增值 
   

物业管理公司从多种渠道筹措到的储备基金，都应在收到时即设立专门账户，存人金融机构，专款专用。待房产物业保修期满后，由物业管理公司视实际情况进行使用，专项用于房产物业的公共部位和共用设施的维修更新。但是由于房产物业具有价值巨大的特点，这决定了它的维修更新成本要比一般的耐用消费品大几十倍甚至几百倍，若再考虑通货膨胀等因素，它的维修更新成本就更大了。因而从业主、开发商等渠道筹措到的储备基金是不能满足房产物业维修更新时所需要的成本开支的，这就需要物业管理公司必须尽可能地充分利用储备基金，提高资金利用效果，使储备基金能够自动增值起来。   

 
另一方面，由于物业管理公司所接管的物业有先有后、有新有旧这就造成了房产物业需要维修更新的时间有差异，致使储备基金的调剂、融通使用，提高使用效率和滚动增值成为可能。但这里需要强调指出的是，调剂融通使用储备基金的前提是保证储备基金本息的完整安全，确保房产物业需要维修更新时有足够的资金。因为调剂融通使用的根本目的就是为了提高储备基金的利用率，使之滚动增值起来，从而可使房产物业和居住者能够长治久安。所以储备基金调剂使用时必须要投向盈利率高的、收效快而又风险小的项目上。只有这样，才能既可确保储备基金的本息完整，又可使之滚动增值，满足房产物业维修更新支出的需要。


(二)优选房产物业的更新方案，努力提高储备基金的使用效果


由于房产物业有固定性、个体性、连带性、庞大性和价值大的特点，因此，选择更新方案时必须慎重。不但要考虑技术性能上的先进性、舒适性和外表的美观性，而且要考虑经济上的合理性，即用新的房产物业的附属设备设施替换旧的房产物业的附属设备设施，能为企业节约多少资金．增加多少租金和营业收入，带来多少经济效益。房产物业及附属设备设施是否需要更新以及什么时候更新，在其功能和使用效果基本相同的情况下，主要取决于维持现有房产物业及其附属设备设施正常运转的年成本高低。房产物业及其附属设备使用的年成本高低受其一次性投资支出和年使用费两个因素的影响。


房产物业附属的设备设施的一次性投资支出包括设备设施的投资专出(即设备设施的采购成本，包括设备设施的买价、运到目的地前发生的包装、运输、装卸费、采购费和设备设施安装前的保管费。若是进口没备设施还包括国外海运费、保险费、关税、增值税、外贸手续费、银行手续费等)、设备设施安装工程投资支出、设备设施的基础、支柱、炉体砌筑建筑工程投资支出等。


附属房产物业设备设施的年使用费包括设备设施的运行费(如机上人员工资福利费、消耗燃料、动力机油等)和日常维修费用。


一般来说，旧的使用年限多的附属设备设施要比新的使用年限少的附属设备设施的年使用费高，但新的使用年限少的附属设备设施的一次性投资支出却要比旧的使用年限多的附属设备设施的一次性投资支出大。所以，对旧的附属设备设施是否要更新以及什么时候更新最好，就要权衡利弊得失，全面比较，认真选择。如果在该更新时而不及时予以更新，一方面会使年使用维护费大大增加，超出预算，使物业管理公司的日常管理支出增加，从而导致日常管理费用超出预算；另一方面，会破坏房产物业的形象，影响收益性房产物业的出租率和销售收入，进而影响物业管理的声誉，减少企业的经济效益。反之，若在不需要更新时进行更新，就会使储备基金不能得到最有效的使用，也会造成资源的浪费，致使物业管理公司的经济效益下降。所以要管好用好储备基金，首先必须要确定房产物业及其附属设备设施的最佳更新大修别，选择最优的更新方案，这样才能提高储备基金的使用效果。


(三)编制储备基金的财务计划，保证维修更新的资金需要


物业管理公司接管的房产物业由于使用和自然力侵蚀等原因，会逐渐损失其使用功能而需要大修和更新，如房屋建筑物会由于日晒雨淋的侵蚀而逐渐破旧，设备设施会随着时间的推移和使用而逐渐地氧化生锈、损坏。因此为保证每一项物业需要更新时有足够的资金，防止某一时期由于维修更新过度集中，使维修更新费用的过度增加，造成维修更新费用的紧张，要求正确预算每一物业项目的物理寿命，然后计算出它的大修更新成本，确定年度月度维修更新需要的资金量，制定年度储备基金财务计划。因为每一个物业管理公司往往接管着众多的房产物业，有的年初需要维修更新，有的年末需要大修更新；有的这个月需要大修更新，有的下个月需要大修更新。因此为了既能使储备基金调剂使用滚动增值，用活起来，提高资金的利用效率，又能保证某年某月的大修更新正常进行，必须在每个年度开始之前编制年度储备基金财务计划。储备基金财务计划的编制，既能保证维修更新资金的来源，又能有效地控制物业管理公司大修更新的成本费用开支，做到心中有数。


当然，在编制储备基金财务计划时，要充分考虑更新时的通货膨胀因素，对每一项物业的大修更新成本应每年调整计算，以便留出一笔更实际的维修更新资金，保证到时有足够的资金完成大修或更新工作，使物业能保值增值。


(四)加强成本核算，真实反映储备基金的使用情况，努力降低维修更新成本


加强成本核算，严格物业维修更新成本的开支范围，是物业管理公司对储备基金进行管理的一个重要环节。认真做好维修更新成本的核算工作，对降低维修更新成本，加强维修基金管理，提高维修基金的使用效果，接受业主的检查监督，更好地完成业主委托的大修更新工作都有着重要的意义。因为物业管理公司严格维修更新工程的成本开支范围的过程，实际上就是有效控制维修更新工程成本的过程。一个企业杜绝了乱挤成本的现象，制止不合理的费用开支，就能直接收到降低成本的良好效果；反之企业若乱挤成本，则必然会提高维修更新成本，使储备基金失去控制，难以管理，从而降低了企业的盈利水平。加强成本核算不仅在于简单地消极记录和计算企业维修工程耗费多少，更重要的是对各项物业大修更新工程耗费的积极管理，通过成本的正确核算，使之与预算和计划对比分析，找出差距与问题，以便及时采取措施，挖掘降低成本的潜力，节约活劳动和物化劳动，达到不断降低大修更新成本的目的。这样既可保证广大业主和住户的利益，又可提高物业管理公司的经济效益。


加强维修更新成本的核算，必须从维修更新基金管理要求出发，贯彻“算管结合，算为管用”的原则。储备基金的管理，离不开维修更新成本的计算，但加强维修更新成本计算不是目的，而是管好储备基金的一个重要经济手段。离开管理去讲成本核算，成本核算也就失去了应有的意义。


为了搞好储备基金的管理，发挥维修更新成本核算的作用，成本计算必须正确及时。计算不正确，就不能据以考核分析多项维修更新成本项目消耗定额的执行情况；计算不及时，就不能及时反映维修更新工程管理中存在的问题。因此维修更新成本的计算，必须从管理储备基金的要求出发，正确、及时，防止简单化，在满足管理需要的前提下，分别主次，按照主要从细，次要从简，细而有用，简而有理的原则，采取既合理又简便的方法计算成本，发挥成本核算在储备基金管理中的作用。


储备基金与日常综合管理费一样也要受到业主管理委员会的监督和管理，其提存、收取、使用和增值运作过程，都要向业主公布，尤其是储备基金的增值运作，更要安全透明地操作，以保证维修基金的完整，保证各方面的利益。