信息监控法

    信息技术控制法是利用现代计算机网络技术对管理质量要素进行控制的一种方法。现代信息技术是20世纪最伟大的科学成果之一，它对生产力发展起了巨大的推动作用。信息技术进入管理领域是最近20年管理革命的最重大成果。智能化楼宇的诞生使管理发生了翻天覆地的变化，人们可以在控制室里清楚地看到各种设备的运行情况，照明、温度、新风、电梯等都可以根据情况的变化进行自动调节。人们可以在一个地方方便地掌握其他地方发生的变化，各种会议、报告、请示、批复都可以在网上进行。它已经并且正在继续促进管理手段的进步和变革，21世纪是信息时代为标志的世纪，也是在管理领域实行信息革命的世纪。


    我国物业管理引进信息技术是20世纪90年代以后开始的，各专业电脑公司都在进行这方面的开发研究。但是由于软件开发人员大多不懂管理，所以不少软件缺乏可操作性。有的软件公司与物业管理企业合作开发，取得了一些进步。但是由于各地物业管理情况的不同，使一个地方开发的软件，到另一个地方就不适用了。目前这一个方面的开发仍在进行。


    一个优秀的物业管理软件，应该具有以下功能：


    (1)软件的使用功能必须涵盖物业管理各项主要工作：建筑物维护、设施设备管理、保安管理、停车场管理、消防管理、绿化管理、清洁管理、财务管理、文档管理、人事管理、劳动工资等等方面，不能缺少。


    (2)软件对一些重要的数据和信息必须具有自动搜索、自动计算、自动统计功能，并能够实现对重要数据的表格化，图形化显示。


    (3)软件具有对重要管理信息的提示、警示功能。如：管理费收缴、业主满意率、设备计划维护保养等方面出现不正常情况时，电脑可以出现警示标记，提醒管理人员解决这方面问题。


    (4)软件具有连机和连网功能，在一个管理处内，不同位置的几台电脑可以实现互连及信息交换；在公司所有的管理处和公司总部之间，应当通过专用通道或城市网络实现信息交换和共享。


    (5)软件应该具有良好的稳定性、保密性和抗病毒性，可以实施分级管理，具有数据备份或自动恢复的功能。


    (6)软件操作方便．简明易懂，能够让具有一般电脑操作水平的人经过短暂时间的学习就可以驾御。


    信息技术是一场革命，运用信息技术进行物业管理也是一场革命。许多传统的手工记录的方式将变成电脑记录。不少人可能并不适应，感到增加了麻烦。这就要教育，要改变习惯，改变工作方式。经过时间的延续，当这种方式变成习惯时，它的优越性就体现出来了：


    (1)应用电脑技术，可以储存大量信息，需要时可以很方便地查找有关资料和信息，原来经常发生的丢失资料的情况可以不再发生了。当管理需要时可以很方便地调用，及时地展现在面前。


    (2)运用电脑技术，可以非常迅速、准确地进行数据计算，不仅节省了大量时间和精力，而且保证了数据的准确可靠。并且可以进行跨时间、跨单位的数据比较和分析，对于领导决策非常重要。


    (3)对重要信息的提示、警示功能可以使我们及时采取措施，避免贻误时间，造成更大的后果。可以避免人为记忆遗忘产生的问题，对保证管理质量具有重大作用。


    (4)信息技术的远程数据交换功能可以使经理人在一个地方掌握全公司的情况，可以通过信息交换发布指令，可以减少会议，节省时间，有利于把更多的精力放在公司建设管理上。