内部控制系统

内部控制系统的主要内容

　　内部控制系统的内容很丰富，范围也很广，几乎包括了单位管理系统之全部。内部控制系统是经济监督人员对被查单位各项管理制度和措施的概括性称谓，在许多企事业单位中，业务管理人员、会计人员并不如此称呼，而是将各项制度具体称为管理制度、岗位责任制度、定额考核制度等。这些制度在组织内发生作用往往是互相关联的、互相交错的，各项制度互相依赖、互相依托，其控制点、复盖面、适应性均具有很强的互补性，有时难以将它们彼此分开。有的检查人员深入企事业单位发现，“并没有一项制度称作内部控制制度，但又没有一项制度不属于内部控制制度。”因此，规划、建设内部控制系统要与单位内部管理结合起来，不能将其隔裂开来，另起炉灶，生搬硬套某些概念或机械模仿其他企业单位的成功做法，这样不易取得良好的效果。正确的做法是抓住主要矛盾，择其重点和关键点，有计划、有针对性地建设内部控制，并以此带动单位其他管理制度的建立和完善。内部控制系统的关键点是什么呢?关键点的特征是它与防范财务造假和违法乱纪的基本目标有关，一般与单位的会计核算和财务资料的信息有密切联系，同时它又是核算或管理中的主要环节，对信息质量起着重要作用，且对其他环节的工作有联动效力。另外它对外部经济监督检查工作部署和深入有导向性效果，在财务资料体系中起龙头作用。再之，关键点有时也是核算的敏感部位，在单位内部比较容易出现失控，其发生错弊的可能性较其他环节明显居高。根据企事业单位业务的基本特点，可以这样简便、灵巧的认定：在基础性控制(指对企事业单位生产经营活动的主要业务环节的一般控制)与应用性控制(指对各业务操作过程具体控制)之间以应用性控制为主，在会计控制(指对单位的财务会计系统的运行及其结果的控制，包括会计组织机构的设计以及直接涉及到财务记录可靠性的所有方法和程序，具体内容包括授权和批准制度、职务分离制度、实物控制制度和内部审计制度等)与管理控制(指对除单位的财会系统以外的生产经营管理系统的控制，包括供产销业务各个方面，具体包括统计分析、质量管理、时间动作研究、职工培训、采购和营销定货等)之间以会计控制为主，在主导性控制(属第一层次的控制，是对有关业务活动的直接控制)与补偿性控制(属第二层次控制，是对主导控制的补充控制，特别是当主导控制出现失控或漏洞时，由补偿性控制进行弥补和缓释)之间以主导性控制为主，这些为主的方面对揭示管理的基本目标，防范单位内部可能存在的财务造假和违法乱纪具有更为明显的作用，一旦这些部位失控或出现问题，将会导致更直接、危害程度更大的财务风险和经营混乱。如果这些环节不失，就能保证单位经济信息的基本正确。具体分解、细化开来，以下通常作为内部控制系统的关键点，应引起内部管理人员和外部经济监督、检查人员的特别关注： 

　　1组织机构控制

　　指通过组织内部机构设置的合理性和有效性所进行的控制，主要包括采用合理的组织方案，采用合理的组织结构，建立组织系统等内容。换句话说，就是将控制的功能置入单位的组织机构之中，不使某一部门拥有过分集中的权力，使权力适当分散，形成互相联系、互相制约的格局，防止或减少权力过于集中没有制衡而导致错弊发生的可能性。机构控制和适当分权原则有利于管理控制，但布点过多和过度分散会造成业务效率的下降，有碍经济效益的提高，因此机构控制应把握合理的限度。

　　2职务分离控制

　　指对于组织内部的不相容职务(指某一项或某几项职务，由一人承担容易造成差错和舞弊，且发生了错弊容易掩饰而不易发现和查处)必须进行分工负责，不能由一人同时兼任，因而达到互相控制的作用。职务分离控制可在早期的内部牵制制度中找到踪影，它的初衷是不让某一个(些)人经办业务全程，而通过多人的介入，相互制约，以减少错弊发生的可能性。常见的职位分离有管钱、管物和管账分离，出纳与对账分离，记账与复核分离，采购与付款、验收分离，保管与盘点分离，授权与执行分离，收款与发货分离等。

　　3授权批准控制

　　指组织内部各级工作人员必须经过授权和批准才能对有关的经济业务进行处理，未经授权和批准的人员不能接触和处理有关业务，以使管理者对有关业务实施有效控制。授权控制分为一般授权(指对常规业务进行的长期授权，授权后即可办理有关业务，而无须再行报告，除非所授权利收回)和特殊授权(指对一些重大业务所采取的特批授权，此类授权仅一次有效，下不为例)。对各类业务采取何种授权方式，应视单位的管理层次、管理幅度以及单位的管理特点和风格而定，授权应与被授权人的责任有关，与其业务活动的范围有关。如对采购人员授予多大的采购权，对财会人员和财务部门负责人授予多大的审批报销权，对生产调度人员授予多大的生产指挥权，这都可能与有关业务质量相关，也与其应负的责任相联系。

　　4人员素质控制

　　指采用一定的方法和手段对员工的思想品德、业务能力和工作技能的控制，保证组织各级人员具有与其所负责的工作相适应的素质，从而保证业务活动处理的质量。素质控制是一项带有根本性的控制，是单位治本性的控制。实施人员素质控制必须对人员素质有一明晰的标准，并依此来进行控制，否则众人各执一说，对人员要求各异，控制就可能落空。

　　5信息质量控制

　　指采取一定的方法和措施及时地收集经济业务活动的信息，同时保证会计信息和其他经济信息的真实、及时、可靠、明晰和准确，保证组织内部和组织外部使用人的需要。信息控制包括对信息生产、传递、集中、记录、加工、储存、报告、发送等环节的综合管理和控制，确保信息完整无缺地达到目的地，而不被截留、再加工和变形。除此之外还包括对经济信息应有的保密性、便于使用性和易于理解等，而后者较易为人所忽视，经常出现失控的真空。

　　6财产安全控制

　　指为了保证财产物资的安全和完整所采取的各种方法和措施，如盘点制、日清月结制、财产清点制、账卡实定期核对等。财产安全控制虽然强调了财产物资的管理和控制，但也涉及了财产物资与账簿资料记录的平衡，并以账簿资料为依据作平行核对。

　　7业务程序控制，也叫标准化控制

　　指对经常重复发生的业务建立规范化、标准化的业务程序进行控制，任何业务的办理不得超越规定程序，由此通过程序的科学化保证业务内容的合法性和合理性。业务程序控制的内容有凭证传递程序的标准化、记账程序的标准化、供产销业务程序的标准化、重要生产经营管理业务的标准化、工艺标准化等。标准化控制使人们只要按照标准业务操作，便可以“自动”生成预期结果，这样可以减少非标准化下人为因素对正常业务的影响，且明确业务程序和管理责任，同时也为业务分析和账簿检查也提供了明晰的检查路径。

　　8目标控制，也称结果控制

　　指对照有关标准，对业务的执行结果进行控制，而不对其执行过程进行管理，也就是通过对结果间接控制，影响其过程。该类控制主要适用于对过程控制存在困难而不易实施的情形，如对相对独立的工作机构的管理，对外出采购的工作人员的控制，对工作地点处于流动状态工作人员等，管理当局无法采取直接控制的办法，管理相对较为薄弱，而只能采取间接控制，对其工作进行“遥控”或“监控”，对其工作的最终结果进行总结性评价考核。

　　9执行控制，也称直接控制

　　是结果控制的对称，指对某些业务设计若干互相联系、相互制约的环节，对其执行过程进行直接监控。直接控制是对业务经办过程的跟踪控制，业务经办人不仅要对其结果负责，还要对其过程和手段负责。执行控制是一种更为细密的控制方式，主要用于重要业务之中。管理人员通过对某些重要业务过程的剖析，能够发现其业务结果的优劣好坏，因为结果来自于过程，离开了过程结果便成为不可思议。在业务检查过程中，检查人员要利用单位已有的执行控制程序，对其业务处理过程，特别是重要的业务程序进行抽查，发现业务程序中存在错误所导致的核算结果的差误。

　　10凭证控制，也称手续控制

　　指完成所有业务，经办人都必须办理有关手续，留下可供查考的凭证，以明确有关责任。俗话说口说无凭，如果没有可供查证的书面证据，经济业务的可追溯性便受到损害，业务检查工作便无从入手，所以凭证控制是单位的基础控制，是会计检查人员确认其账务资料可靠程度的重要判别依据。凭证控制包括凭证的填制、传递、审核、归档和保管诸环节，也是会计核算系统运作的最初环节。

　　11纪律控制

　　指对单位内部某些业务经办人员制订出某些专门纪律，以警示其什么能为、什么不能为，增强其自律意识。有关纪律不仅应存在，而且应具有相应的刚性，并确实得以认真实施，经常检查落实情况，实施奖惩兑现。纪律控制是人员素质控制的补偿性控制，其运用有一定局限性，如党纪对于党员有效，对于非党群众无效;有关政纪对于正式职工有效而对临时职工无效;且纪律具有很强的岗位性和时效性，有时不同的情形能够做出不同的解释。

　　12内部审计控制

　　指组织内部建立内部审计机构对其经济活动进行有效的审计监督，以保证其财会资料和反映的经济活动的真实、合法和合理。调查和了解单位内部审计控制，有助于确定是否可以利用内部审计形成的资料，是否可以利用内部审计专家的工作，并了解外部查账人员藉以利用的工作环境。

　　内部控制(有时作为内部控制制度或内部控制系统的简称)是指各级管理部门在本部门、本单位内部因分工而产生的相互制约、相互联系的基础上采取的一系列具有控制功能的方法、措施和程序，并予以规范化、标准化和制度化，由此所形成的一整套严密的控制体系和机制。

　　建立健全内部控制系统是社会化大生产和对其进行系统管理的客观需要，它所具有的功能和作用已为无数实践所证明，内部控制已成为当今国内外组织内部管理系统的重要组成部分，成为组织内部为实现其业务和管理目标，实施自动防错、查错和纠错，实现自我约束、自我控制的不可缺乏的重要手段。内部控系统具有以下功能：

　　1促进组织一切业务活动按其既定的目标有计划、有步骤地推行，保证健康、有序地运作，及时发现可能出现的偏差并给予迅速纠正，防范经营风险和财务造假，避免潜在危机转变为现实的损失。

　　2保证国家的法律、法规、政策的贯彻执行，自动检查执行中存在的问题，并予以示警，以不断修正和调节组织内部各部门，各单位和个人的行为，保证其在法律法规规定的轨道上运行。

　　3保证国家、集体和投资者财产物资的安全完整，保证会计信息和其他信息的真实可靠，使业务处理合理、凭证有效、记录完整正确、稽核有力，能有效地堵塞漏洞、防止或减少损失浪费，防止和查处贪污盗窃等违法乱纪行为。

　　4保证提高业务处理的工作效率，使各项工作分工及其程序规范化、标准化，使内部各部门各单位明确工作范围及职权、责任，并各司其职、各尽其能，减少不必要的请示、汇报环节，避免扯皮、推诿、拖拉现象的发生。

　　总之，内部控制系统是企事业单位自我设计、自我制订、自我实施，最终自我受益的管理制度，是有意识地制约内部管理和核算工作“假”“乱”的重要工具，是扼制经济领域违法乱纪的重要防线，是保证组织自身“经济安全”的屏障，也是经济监督和检查人员得以依赖的对象和手段。在国外内部控制系统被称作为组织管理系统的操作软件。当然，内部控制制度这一软件能顺利加载、运行、发挥作用，并成为检查控制依赖的基础，受到诸多主观和客观因素的制约和影响，主要有：控制目标设定的水平，组织的规模和业务特点，有关内部控制制订的合理性和可行性，有关内部控制制度的生存性、适应性和持续性，内部控制的成本支出，实施内部控制的人员素质，组织领导者对内部控制的态度和其他辅助条件等。有时部分内部控制制度基本健全并能发挥相应的作用，但由于某些内部和外部因素发生变化，其作用便会发生变异。也就是说内部控制系统的作用由于这些因素不断发生变化，其作用可能被加强或弱化，人们能否利用组织内部控制系统和在多大程度上利用这一基础，完全有赖于特定环境下内部控制的运作状况及其有效程度。

　　建立和健全内部控制制度不是外部经济监督和检查人员的责任，而属于单位自身的管理责任和会计责任，也就是说，其内部控制的存在与否及其发挥作用的程度如何与外部检查人员(如审计人员、税务检查人员等)职责无关。但是单位内部控制的有无、好坏与打假治乱、查错防弊工作存在密切联系，特别是与审计、查账风险有直接关联。由此打假治乱工作不仅从自身职责，而且从其工作及其管理的角度，格外关注企事业单位的内部控制系统。

　　对内部控制系统的关注，主要源于两方面的原因：第一，内部控制系统的存在性及其效果性是企事业单位的“晴雨表”，凡内部控制系统已建立、健全，那么其生产经营业务和财务核算工作就比较规范和有序，管理控制工作就比较严格，发生错误和舞弊的机率就相对缩小，这无形中减少了会计检查的压力。反之，组织内部控制制度不存在或虽有制度但形同虚设，根本得不到实施，那么其业务的规范性必然下降，产生错弊的可能性自然会增加，对其进行监督检查的压力自然会增加许多。第二，从对企事业单位进行经济监督的角度讲，单位内部控制系统经常是监督检查的对象，即将其内部控制制度的有无及其执行好坏和效果，视同于单位内部的业务活动，需要进行必要的详尽的检查分析，并将内部控制制度与生产经营管理活动有机结合起来，将单位存在的会计核算的假乱问题及经济领域违法乱纪与内部控制制度的漏洞联系起来，找出存在问题的管理依据和环境基础，以剖析账目错弊存在的客观条件。第三，分析评价单位内部控制系统是监督检查工作的基础。检查工作根据分析评价结果，来决定检查人员对被查单位内部控制系统的依赖程度，进而决定进一步检查的工作重点、方向和范围，亦即检查人员将检查工作的部署建立于对被查单位内部控制系统进行测试和评价的基础之上，因此内部控制系统对检查工作具有基础性的导向功能。第四，加强和完善单位内部控制作为会计检查和经济监督工作的治本性目标。通过检查实施有效的经济监督，发现其会计核算中存在的错弊，并找出其内部管理和控制的薄弱环节，既揭露违法乱纪现象，查处有关责任者和当事人，同时促进被查单位改善经营、加强管理，建立和健全内部控制系统，防范类似的财务造假和违法乱纪现象再度发生，从而达到查处一个、教育一片、长期收益的目的。事实证明，建立和健全内部控制系统不仅是打假治乱工作所需要的客观环境，同时也是其基本工作目标之一。