编写物业管理报告

    明确了物业管理报告的构成与内容，并不意味着能编写出合格的物业管理报告。编写物业管理报告的人员不仅需要具有物业管理报告相关方面的专业知识，而且还要具有一定的文学写作水平。在此基础上，编写物业管理报告还要注意以下基本要求：
    (一)突出重点、兼顾一般
    编写物业管理报告，必须根据不同需求主体的信息需求和要求的不同，突出重点，有主有次，不能面面俱到。但是突出重点并不意味着可忽视一般，企业物业经营管理活动和财务活动都是相互联系、互相影响的，在对重点问题的介绍分析时，也要兼顾一般问题。
    对业主、租户来说，他们关心的主要是物业管理费用的收支情况和物业经营管理者未来的工作安排，而对管理者的盈利情况则大多不关心。所以，向业主、租户提交的物业管理报告的重点就是要说明物业管理企业收取了多少管理费用，这些费用具体用在什么地方，以及物业管理企业未来的管理工作打算。至于企业的盈利情况，则可以少写甚至不写。
    对于物业管理企业的高层次管理者，主要是总经理来说，他所关心的则主要是企业的盈利和本期物业经营管理工作完成的情况。所以向企业高层管理者提交的物业管理报告一定要突出这些内容。至于物业管理费用的收支情况，则可以作为一般的问题简单地介绍。
    对投资者或董事会来说，则主要关心自己投资的安全和收益情况，以及企业未来的发展能力。具体来说，投资收益率或净资产收益率是他们最为关心和重视的财务信息。除此以外他们也需要了解资产报酬率、营业利润率、资本增长率等指标。所以，向企业的投资者或董事会提交的物业管理报告，一定要把重点放在财务报告及其分析上面。要通过各种会计报表分析方法，把企业在一定时期的盈利状况、营运状况、权益状况、风险状况等财务状况信息从各个角度报告给
他们。
    (二)注重时效、真实可靠
    物业管理报告包含财务分析，因而具有较强的时效性。尤其对一些决策者而言，及时的物业管理报告意味着决策成功的一半，过时的物业管理报告将失去其应有的意义，甚至容易对业主、租户、高层次管理者以及投资者或董事会产生错误诱导，得出不当的结论。这样，轻者会引起物业管理纠纷，重者就会导致企业物业经营管理的失败和投资者投资的有去无回。在当今信息社会中，物业管理报告作为一种信息媒体，必须十分注重其时效性。
    在强调时效性的基础上，物业管理报告的编写还应注重客观公正、真实可靠，这是充分发挥物业管理报告作用的关键。如果物业管理报告不能做到客观公正，人为地夸大某些方面，缩小另一些方面，甚至搞弄虚作假，则同样会使物业管理报告使用者得出错误结论，造成决策失误。尤其对于企业高层管理者以及企业的投资者或董事会来说，其危害就会更大。物业管理报告的客观公正、真实可靠，既取决于编写物业管理报告的基础资料的真实可靠，又取决于编写人员能否
运用正确的分析方法，客观公正地进行介绍，同时，也取决于编写人员甚至企业领导人的职业道德和社会责任感如何。
    (三)报告清楚、文字简练
    报告清楚有几个方面的含义：一是物业管理报告必须符合一定的格式，通常应该有工作总结、财务报告以及工作计划三个部分；二是物业管理报告必须结构合理、详略得当、条理清晰，对不同的报告需求主体，要有相应的内容侧重，比如对住宅物业的业主、租户来说，物业管理报告就应该突出物业管理费用的收支情况及分析；三是物业管理报告的论点和论据清楚，比如，在涉及到物业管理企业的盈利状况时，就应该明确说明企业是否盈利及其原因等。文字简练是指在物
业管理报告编写中，要做到言简意赅、简明扼要。当然，报告清楚与文字简练应相互兼顾，做到简练而又清楚，清楚而又简练。既不能搞长篇大论，又不能为了简练而使报告不清楚。



    物业管理报告的公布或送达
    国家计委、建设部印发的1996年3月1日起执行的《城市住宅小区物业管理服务收费暂行办法》明确规定，物业管理单位应当定期(一般为6个月)向住户公布收费的收入和支出账目，公布物业管理年度计划和小区管理的重大措施，接受小区管理委员会或物业产权人、使用人的监督。2004年1月1日起执行的国家发展和改革委员会、建设部印发的《物业服务收费管理办法》(发改价格[2003]1864号)在决定《城市住宅小区物业管理服务收费暂行办法》作废的同时，其第十一二条又明确指出，物业管理企业应当向业主大会或者全体业主公布物业服务资金年度预决算并每年不少于一次公布物业服务资金的收支情况。业主或者业主大会对公布的物业服务资金年度预决算和物业服务资金的收支情况提出质询时，物业管理企业应当及时答复。这些都从法律法规上为物业管理报告的公布或送达奠定了基础。
    针对物业管理报告的不同，其公布或送达的具体要求也不同。一般来说，向企业高层管理者以及企业的投资者或董事会提交的物业管理报告、收益性物业的物业管理报告通常都需要每月公布或提交一次。比如，向写字楼的业主(通常为写字楼的开发商)提交的物业管理报告一般就需要每月一份。而向居住物业业主、租户公布的物业管理报告，则通常要求每季度或每半年在物业管理企业的经营场所或办公地点公布一次。