曹阳 / 深圳市物业管理协会
随着物业管理行业的不断发展和逐步规范，关系到物业管理企业和广大业主切身利益的物业管理费这一敏感话题越来越引起人们的关注。从目前物业管理行业来看，因管理费标准的确定、收取、使用及财务管理状况的不明朗引发的各种矛盾和纠纷已呈上升趋势，为规范行业行为，尽量避免一些矛盾的发生。进一步研究物业管理费的编制和管理费会计核算的一系列问题已显得十分必要。
本文根据笔者原已发表的一些成果，结合目前行业发展过程中在管理费和管理费会计核算方面的一些隐性问题，对物业管理费的概念，成本构成，编制方法及会计核算中的特性和特殊原则进行探讨，以期与同行提供一些思路，希望起到抛砖引玉的作用。
一、物业管理费的定义、性质和编制原则：
（一）物业管理费的定义：
物业管理人为了实现其职能，凭借有关法律规定的权限，根据对物业管理的全部活动（提供服务的全过程中所耗费的物质消耗和活劳动消耗）所需的成本，通过科学测算，编制出来的费用标准并由物业所有人或使用人定期向物业管理人交纳的费用。
（二）物业管理费的性质：
物业的价值是通过物业的交换和在对物业的管理服务过程中体现出来的，物业的商品属性的确定决定了其管理作为服务产品的商品属性；而物业管理费作为服务产品价值的货币表现，主要是用来进行对物业管理服务的市场交换，所以它首先具有商品交换的属性。同时由于物业所有人花钱购买的是服务产品，物业管理人提供的是对别人的物业和附属设施的管理以及对物业所有人和使用人的服务，所以物业管理费又具有所有权和监督权归物业所有人、使用管理权归物业管理人的权属分离性质。第三由于物业管理费具有取之于民，用之于民的特点，就必然要求其单独核算，专款专用，使其形成了物业管理费用途单一的性质。
（三）物业管理费的编制原则：
１、成本核算原则：
物业管理人提供的是对别人的物业和附属设施的管理，以及对物业所有人和使用人的服务。与此相对应，物业管理的成本就是提供这些管理服务所必须的开支，包括人员工资、办公经费以及维修养护和更新物业的公共部位和公用设施、设备所必须的资金。所以，物业所有人或使用人该出多少钱才算合理？所收的物业管理费该支付于哪些方面？……等等，就只能通过对所管理物业进行合理剖析，对所管理服务的内容全方位进行科学的成本核算才能得出。
２、折旧补偿原则：
折旧是指固定资产的补偿方式，即按照固定资产价值转移程度而为它的更新提取准备金的经济行为。这种补偿是由固定资产的使用价值的长期性和资本价值的逐步转移的特点决定的。
现代物业，尤其是高层建筑，其附属设施、设备越来越多，越来越复杂，所面临的主要问题是一栋大厦不论是由一个业主，还是众多业主共有，其所属物业产权价值的表现形式一般都只是物业面积，它虽然包括了附属设备的产权价值份额，但不具有附属设备的实物，设备实物一般都交由物业管理公司统一管理,成为代业主管理的固定资产。所以，对于它的折旧补偿的储备金(包括大修理基金)就必然要由业主按照所确定的每平方米固定资产折旧率按期计算,分类纳入物业管理费,交由物业管理公司管理并按法定程序使用。
３、保本微利原则：
在我国物业管理发展过程中，对于管理费用的确定和管理有过一个“收支平衡、略有节余”的原则，它在物业管理发展的初期为防止管理费制定中的混乱和无序，引导消费者适应新型的物业管理模式确实起到了一定的作用，但随着物业管理业的不断发展，这个原则的不完全性就暴露出来了。首先收支平衡只能说明对管理过程中当年支出的短期费用的平衡，而理解不出来对于发生在三、五年、十年、二十年后的大修理和更新改造的需要。其次：“略有节余”的概念也不能体现出市场经营的特性。中国的物业管理，是伴随着市场经济体制的建设而发展起来的，作为经营性企业的物业管理公司，其利润的产生是必然是。因此，以保本微利做为编制物业管理费的原则来取而代之，就应该是顺理成章的了。
４、分级管理原则：
作为高附加值的不动产，物业本身有其地理位置、建造水准、管理水平以及升值潜力等多种动因，存在一定的可变性，这个可变性就自然使物业出现了档次之分。如果成本核算只测算了物化成本和活劳动成本，而不考虑其它因素，就必然使管理费标准的准确性受到影响，甚至影响到物业价值的体现。但若考虑得过多，又失去了成本核算的意义，容易使业主负担过重和不恰当刺激物业的盲目增值。根据不动产具有的市场价值规律，照顾优良物业真正体现价值，完善成本核算的合理性。可在物化和活劳动成本核算的基础上,依据物业类别（另订分类标准）和管理公司资质等级（政府主持评定）确定若干个等级的加权系数指标，以物化成本、活劳动成本加上物业等级和管理公司资质等级权重，得出比较合理的全成本管理费结果。
５、商业特性原则：
现代物业中存在着一部分与主体功能完全不同的纯商业用房，比如高层建筑的商业裙楼、住宅小区的连廊、铺面等，对这部分物业的管理费订价，如果同主体房屋同样标准就不合理了。因为一方面它的使用功能是直接牟利的，本身就存在着商品交换的特性，另方面这部分物业本身具有结构复杂和对附属设备的使用量大又难于分割的特点；再方面，这部分物业还存在人员流量大、管理难度大、房屋设备磨损程度高等显见又难于量化的复杂因素。所以对这部分管理费的订价，可用市场机制和价值规律来调节，即在主体房屋管理费核算标准的基础上，根据各物业主体功能和商业用房的实际用途分别确定适当的权重比例，从而得出较为合理的附属商业用房的管理费标准。
二、物业管理费的成本构成及编制方法
（一）物业管理费核算成本构成
物业管理费的构成应该包括物化成本、活劳动成本和特殊权重三个部分。特殊权重部分主要包括对物化成本部分所包含内容的物业等级权重，活劳动成本部分所包含的管理水平、管理软件为主要内容的管理公司资质等级权重和对商业用房部分的商业特性权重。其权重系数由政府主管部门另行发布参考值。物化成本和活劳动成本部分一般可由如下项目构成。
１、人工费：包括全部管理人员的工资、社会保险、福利基金、工会经费、教育经费、服装费、加班费及住房租金等项目。
２、办公费：包括用于管理和办公用的固定资产折旧、维护及筹备费，低值易耗办公用品费用以及节日装饰费、交通、通讯、损耗费，办公用房租金、管理费用、办公用水、电费、业务费用或单项对外承包等项目。
３、公共设备、设施维修保养费：包括大厦所有附设设备、设施的维护、保养、消耗材料的更换及机动费等项目。
４、清洁、绿化、保安费：包括工具、材料、清运或单项对外承包等项目。
５、不可预见费：对以上几项内容设置一定比例的不可预见费用，以避免由于考虑不周或某种原因引至的费用不足的情况。
６、保险费：包括房屋保险、设备保险和第三者责任险等项目。
７、附属设备更新基金：包括大厦所有附属大型设备、设施的更新储备金和大修理基金两部分。
８、公共用水、电费：包括所有公共设备、公共地方运作和变、线、管损耗的水、电费。
９、企业管理费：按以上项目之和的一定比例计算用于管理处上级管理公司的管理费用，由政府按管理公司的资质等级确定不同比例，对管理公司直接履行管理处职责的，及对其上级开发公司或总公司不应计算此项目。
１０、税前利润：按以上项目之和的一定比例计算合法利润，也由政府按管理公司的资质类别确定不同比例。
１１、税收：关于税种和收税内容，一般应按税法执行，至于部分收税项合理与否，应通过政府部门协调后按地方法规执行。
１２、部分特殊性服务和设备，其费用可单独核算。如中央空调，由于季节性使用，则可单独核算，单独订立标准，按使用季节或分摊成平均值按月计收。另外，有些属于有偿服务范围的，应另行订立标准，单独计收。
（二）物业管理费核算要点及方法：
１、确定管理费成本构成的注意事项：
前面已经对物业管理费的构成做了具体罗列，但不能说就一成不变，具体到核算某一个特定物业的管理费时，由于各大厦的具体情况不同，就要根据该物业的实际情况，在上述构成内容中进行增减，同时要注意以下几点：一是要求尽量详细，把具体消耗或支出费用分解得越具体，才越真实；二是尽量全面，不要漏项，比如测算大型固定资产更新储备金时，往往容易忽视外墙面更新和电缆更新项目；在消耗材料测算时，往往容易忽视水泵连接管道的法兰盘和软接头等等；三是测算依据尽量准确，比如固定资产和大型设备的折旧年限，有些项目费用的市场单价标准等尽量准确，不用或少用估值；对于有些无法或不好确定明确数据，需运用模糊数学原理确定时，其随机采集资料的点、面、布局要合理，要有充分代表性。
2、收集原始数据：
管理费的核算要做到合理、准确，对原始数据和资料的收集至关重要，比如：一是在测算各系统大型设备更新储备金时，要首先收集包括原始价格、运输、安装调试费在内的设备原值，设备功率参数和设备使用寿命等资料。二是在测算低值易耗材料时，要计算出各类材料的详细数量和调查清市场价格，如计算公共照明系统时，要查清所有公共部分的灯炮、灯头、灯管、继电器、镇流器、灯箱、灯罩、开关、闸盒、电表等的数量及它们各自的平均使用期限和市场售价。三是其它关于工资水平、社会保险、专业公司单项承包、一般设备固定资产折旧率、折旧时间等等，均应严格按政府和有关部门的规定和实际支出标准及有效依据为测算基础。
３、计算公式：
管理费的计算和编制核算表则较简单，计算的公式为 p=∑FI/Sy
(Ｐ代表所求物业管理费的标准;Ｓ代表计算物业的总面积；Ｆ代表 单项费用，I代表各小项目，∑代表所有单项费用乘积之和)。以上公式为：管理费标准等于计算物业的总建筑面积除以各单项费用乘积之和。核算表的内容一般可设计为：序号、核算项目、核算依据、计算式，加权系数、计算结果(计算到小数点后四位)。每项占总费用的比例和备注等栏目。在计算结束后要写出核算说明，将有关需要说明的问题和需要解释的地方用文字表述出来，以便在提交业主委员会和业主大会或者报政府主管部门审批时，能够使其了解全部意图并方便于以后的执行。
三、物业管理费会计核算的特性分析和特定原则
在物业管理企业的财务管理中，对于管理处一级的物业管理费的会计核算（以下简称管理费会计核算），人们总觉得有些方面与一般的财务管理原理不同，比如，一般财务管理中把收入减去费用的差额称为利润，其收益为资产所有者和经营者的，而管理费收入减去费用支出后称为结余，经营者又不能随意支配等等，如何理解这些不同，如何根据这些不同在一般会计原理的指导下做好管理费会计核算，是解决在物业管理实践中怎样保证业主基本利益的重要问题之一。所以，我们通过对一般会计学中会计的基本要素结合物业管理的一些特殊性的分析，来确定管理费会计核算中的特定原则，以指导管理费会计核算工作。
（一）物业管理费"所有者权益"是业主
在会计基本要素中所有者权益是指投资人对企业净资产的所有权，它构成企业资金筹集的一大部分，它在量上实际就是企业全部资产总额减去全部负债总额后的净额，包括企业投资者的投入资本以及形成的资本公积金，盈余公积金和未分配利润。
由于物业管理费是以支订收，客观上管理处一般既无资本投入，又要求管理费除管理者佣金和固定税费外都要用回在对物业的管理和对业主的服务上。其本身并不具备资本公积金积累的要求和条件。同时，管理费本身是否能够产生盈余并非是一定的，既便是在一个会计年度中产生了盈余，也应把它看做是业主的钱没有花完而剩下的，应该把它保存好结转至下年度用于待补亏和顶分摊。如果连年结余或数额过大，则应降低管理费标准。所以，做为会计主体，管理处乃至物业管理公司对以管理费为主体的经营收入并没有所有者权益，而只有业主委托授权之下的使用权和对资金的管理权，而所有者权益为全体业主共有。
（二）物业管理费会计主体没有“利润”
利润是指企业在一定期间生产经营活动的最终成果，也就是收入与费用配比相抵后的差额，包括营业利润、投资净收益和营业外收入净额，如果收入小于费用，其净额表现为亏损。
从物业管理费会计核算活动的表面看，它的结余和利润是很相似的，但由于管理费本身的所有者权益与一般企业的权益不同，其经营活动的正净额不能被经营者拿走，使得如果有了盈余，也不能成为利润归经营者支配，其经营者的利润在管理费成本中上缴给管理者佣金中产生和形成，所以，在管理处一级的会计核算活动中是没有利润的。但在特殊情况下结余是可以进行适当的二次分配的，但这种分配是与管理费如有缺口需要分摊为对应性前提的，是以管理费能否满足管理服务成本为基础的。总之结余只有在进行二次分配时才可变成利润。而不进行二次分配直接结转下年度的为结余，是与利润的性质有根本区别的。
（三）物业管理费会计核算与管理的特定原则
从管理费的性质及其会计核算的特性来延伸，管理费的会计核算和管理必须遵循以下原则：
1、业主支付原则
强调业主支付原则是因为：首先，交纳管理费既然已经成为物业管理需求与服务这个市场关系中的交易环节，本身就存在自然规律的因素。其次，我们在日常管理费收取工作中会经常碰到这样一些情况：一是有些业主以各种理由拒交管理费；二是有些租户存在着逃租和逃管理费的情况；三是有些开发商对空置房以无业主房为由不交管理费。
实际上，物业管理运作是一个系统工程，从物业接管开始，甚至在接管前就已开始运作，尤其是在接管后的运作过程中，绝不会因为上述三种情况的任何一种的存在而停止部分运作，或减少一部分工作人员，而恰恰在接管后的入住初期，由于各方面的衔接与磨合、二次装修管理以及接管初期的配套完善等方面的原因更需要充足的人力和资金来保证物业管理的正常运作。换一种说法，管理中不管出现任何问题都有相应的解决渠道和办法，甚至辞退物业管理公司，都是业主的权力，而不交管理费所造成的损失，受影响的只能是业主自己。所以，只有通过明确业主（用户）支付管理费的责任和义务，树立原则意识，才能更进一步的规范和理顺物业管理费的收取和管理问题。
2、独立核算原则
会计主体成立的前提条件必须是拥有独立资金，进行独立的经济活动的企业和实行独立的会计报告的企业或企业化管理的事业单位，而多数管理处做为物业管理企业的下属部门，为什么也要实行独立核算？首先，是物业管理具有区域代管的性质决定的，管理处做为内部管理部门既是经营、管理、服务的独立体系，又有区域规模和形式的独立性，还有受托代管的性质。所以必然形成了会计主体的独立性和会计核算的独立性。其次，是由管理费的全成本性决定的。管理费中对于会计主体向上级缴交的企业管理费和利润已做为成本在当期交付，其它除了税收外，基本上应全部用于对物业的维护管理和服务上，也必然要求管理处成为以会计核算的独立为主要内容的独立运作。再次，是由管理费的所有者权益属性决定的。由于管理费的所有者权益属业主，如果不实行独立核算，而由物业管理公司甚至开发商统一核算，就不能保证资金的合理使用，而造成业主利益遭受侵害。
3、多退少补原则
从管理费的概念和性质中可以看到，管理费的所有权属于业主，管理者只被赋予了使用权或者叫做业主监督下的支配权。从管理费的构成和使用功能上来说，基本上都是直接为管理和服务所运用的费用。由于管理费标准被确定（批准）后在一定的时间内是一个相对稳定的常数，而管理内容，服务对象和市场变化则是一个绝对变量因素。这就产生了在某种情况下或某项费用开支不足时需要业主（用户）分摊和在另外某种情况下管理费出现了结余的情况，如果从客观实际和业主权益的全方位考虑的话，对于管理费的结余和亏损应采用周期性（一般以一个财务年度为限）多退少补的办法来确定会计原则。具体操作可按以下方式：
（1）亏损：由于市场变化，物价上涨，自然灾害或管理失误以及计划外修补，更新项目等方面的原因使管理费出现亏损，应区分不同情况，按保险公司赔偿、上年度结余填补、业主分摊等方法进行处理。如果属正常情况且持续性亏损，则可考虑是否管理费标准过低而提请增加管理费标准。
（2）结余：在管理工作中由于管理得当，精打细算和技术改造延长使用寿命以及市场物价下降等原因，导致管理费出现结余的情况，其结余部分可在一个财务周期结束时用以下办法处理：一般的结余可转至下年度，数额较大时可根据情况适当进行二次分配，可拿出一部分返还给业主（当年用户）；一部分转移至下年度管理费中用于待补亏和顶分摊；同时为鼓励管理者为节余所做的有效劳动，再可提取一部分做为管理处特殊奖励，以激励员工为开源节流不断努力；另外一部分纳入当年利润中归管理者所有。如果属正常情况的连年结余，则可考虑下调管理费标准。
4、监督报告原则
也称为接受监督，财务公开原则，它包括了二个方面的含义，一是业主做为物业的主人，对于自己出钱所购买的服务和管理是否能够到位，是有知情权的，其知情目的是要保证自己出的钱能够得到相应的回报，知情内容就是所交纳的管理费是否与相应管理服务结果及所支出的成本、费用相配比，知情手段就是对物业管理服务和管理费收支情况在合法程序指导下的监督。二是管理者做为受聘于业主的服务方，对于自己所提供的管理服务是否达到业主的满意，也有告知的义务和责任，其告知的目的是向业主表明自己的管理服务达到约定标准，告知的方法和程序是通过定期公布管理费收支报表和向业主委员会报告工作来实现。
5、利益保全原则
管理处作为会计主体除对管理费进行核算和开展正常管理服务活动外，还有权开展多种经营活动，但要区分与业主产权有关的多种经营活动和与上级公司产权有关的多种经营活动，前者是指属于业主共同和共有的利益，如共同的场地、场所及设施。后者是指物业公司利用自有资金和能力或属开发商的产权委托物业公司开展的经营活动，这类经营活动如属物业公司指派管理处开展，则应区分权属关系，在补偿管理处的经营成本的基础上，使其收益分别纳入管理费和上交权利人。所以，业主权益除自有产权面积和管理费的有效利用外，还有属于业主共同产权份额涉及到的共用场地、场所及设施及由此产生的收益，这些收益应为业主共同所有，不能随意转移或挪用。但按有关规定属开发商权益范围的或另有约定的除外。
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2005/11/3 16:03:00