浅谈财务管理在物业项目管理中的作用

吴国忠/中国城市房地产网/20071224   

    摘要：财务管理作为企业管理的有机组成部分之一，其重要作用是显而易见和众所周知的，因为企业的一切经济活动最终要在财务部门归集整理，并用数字来反映企业的经营实绩，故财务管理手段的科学运用，对监控物业管理企业的效益提高有着相当重要的作用。笔者根椐多年相关工作经验与所在的公司案例相结合，论述了财务管理在物业管理中的重要作用。

    财务管理作为企业管理的有机组成部分之一，其重要作用是显而易见和众所周知的，因为企业的一切经济活动最终要在财务部门归集整理，并用数字来反映企业的经营实绩，故财务管理手段的科学运用，对监控物业管理企业的效益提高有着相当重要的作用。

    一、缩小核算范围，严把财务审核关

    以笔者所在公司为例，财务部要对每一个管理处实行相对独立的核算，在核定的金额范围内由管理处主任签字报销。但是，财务审核采用“一支笔审核”。公司规定所有发票的报销，除管理处主任签字外，均由财务主管领导“一支笔”来审核原始报销凭证，对于超过管理处主任权限的，除财务主管审核外，另外还需总经理签字核准。这种财务报销制度的建立有利于原始凭证的规范，同时也有利于发现报销漏洞，对有效开展物业项目的节约工作具有实际操作的可行性和尺度把握上的一致性。

    二、财务管理是发现物业管理企业管理漏洞的有效工具之一

    案例一：

    一次，由笔者所在公司管辖的某小区来公司核报公共维修费中列支的灯泡采购发票，财务部却发现这次进价比平常的进价要高出很多，并且是物业管理公司不经常进货的“绿源牌”节能灯。采购人员是样描述的：该灯泡使用寿命长且在一年内保退保换，所以价格比原来的价格要高一点。这样的解释似乎也较合情理，但是财务部人员总觉得该说法有些牵强，于是指派办公室采购人员对市场进行调查摸底，结论是该采购人员说法属实，但是灯泡的价格上是有“猫腻”的——每只灯泡的成本价比市面价高开了2元。后来，财务人员又登陆了“绿源牌”节能灯的网站，发现当地市场上就有特约供给点，于是与当地的特约供给店的负责人进行了联系洽谈，并商定了3年进货量的采购合同，使每只灯泡价格比市场价还便宜了2元，为广大业主所共有的公共维修费少支出了5000元，并为此警告和处罚了原采购人员。

    由此可以举一反三，假如物业管理公司对所有大宗物资采购均采用货比三家、公司统一集中采购的方式，对品种杂、价值低、采购频繁的小商品实施定点、定人、管理主任签批的采购制度，不仅能堵塞了物业管理公司的管理漏洞，而且能大大节约业主的公共维修资金，提高了物业管理公司的社会声誉，赢得广大业主的好评。
 
    三、财务日常监督制度是解决节能降耗问题的好帮手

    案例二：

    2006年7月，宁波市提高了水费收费标准，供水企业对物业管理公司高层、小高层的水价采用趸售政策，给予物业管理公司8%的优惠（包含水损补贴，不答应再向业主分摊）。以前，笔者所在的公司对高层、小高层的水价采用一年收费一次的政策，至于水损则由各位业主按比例分摊，为此广大业主也有一些怨言，管理处也没有能从根本上解决这一问题的办法。但是随着这次水价收费政策的调整，使财务人员萌发了“8%的优惠能否弥补正常水损”的念头，故要求管理处将当月抄表度数与水费发票载明的实用度数进行比对并书面报告公司，结果发现管理处的水表所抄录的合计数远低于供水公司发票上的抄录数，8%水价的补贴不能弥补水损。于是，物业管理公司立即要求该管理处务必在最短时间内聘请专业人士进行查漏，结果发现在浇铸很厚的混凝土路面下有漏水，于是立即进行紧急抢修，核查发现原来该漏洞是房地产开发公司是在施工期间遗留下来的，难怪原来业主反映如此大！物业管理公司便直接跟房地产开发公司联系，要求弥补水损。经过多次商谈，房地产开发公司终于答应弥补一定的损失以偿还给业主，平息了2年多来业主的怨声。（注：宁波市对高层、小高层采用二次供水，供水方只抄总表，根据总表度向物业管理公司托收，总表后的各业主用量由物业管理公司自抄并收费）

    四、财务的计划是控制物业管理成本的有效手段

    笔者所在公司对所管小区的经济目标管理方法是：年末由管理处上报下一年度的人员数，核定各项费用开支计划，下年初由财务部门根据各小区年终决算情况进行分析比较，确定落实各项财务指标，由总经理与各管理处主任签订经济责任目标考核任务书，在该任务书中明确了管理处主任的职责、权限，由管理处主任作为财务指标考核的第一责任人，各项费用指标、经济效益指标和奖罚指标与管理处主任的经济利益直接挂钩，加强管理处主任对本小区成本开支的责任，以确保公司顺利完成董事会下达的各项经济指标。

    五、严格财务管理，加强日常监控力度

    尽管各管理处有经济指标考核，但是对节能、降耗仍然存在一定的不足。如对公共维修材料领用缺乏监控力度、对能耗对比指标缺乏有效核算、对易耗品的管理不到位等现象，为此公司对各管理处直接派驻财务核算人员，要求他们对各种备用材料建立登记、领用制度；报销需有工程派工单，以及管理员现场验证签字、管理处主任签字审批的核销制度；同时要求各管理处每月申报不涉及公司成本的公共维修费开支台账，代收代付的水、电费台账并及时比较分析，发现问题后及时督促纠正，这样大大推进了公司的节能、降耗工作。

    六、充分运用财务历史数据，严格控制新项目管理处的装修成本

    目前，宁波市新交付的物业均是毛坯房。因此，物业管理公司接管时就必须根据自己实务操作的特点进行功能性布局并装修。每个管理处的装修，对物业管理公司来说，都是一笔价值不菲的支出，为此，笔者所在的公司制定了沿用历史成本为依据的原则，适当根据市场装修的价格信息进行招标，通过装修公司互相竞标，中标公司的装修价格自然是市场价格或比市场价格更优惠，从而节约了物业管理处的装修支出。

    综上所述，只要财务管理手段运用得当，在日常物业管理的经济活动中，节能降耗仍大有可为，在事先、事中、事后均会发挥很大作用的发挥，这不仅能提高物业管理公司的经济效益，也对提高物业管理公司的社会效益（主要是公共维修资金使用的节约）大有裨益。