物业管理招投标标书制作初探

邓乃鸿/ 中房北京物业

随着《物业管理条例》的颁布实施，物业管理招投标逐渐成为承接物业管理项目的主要方式，无论是物业管理企业还是建设单位、业主和政府行政管理部门，都将面对物业管理招投标的运行规则。面对新形势，物业管理企业除了应该学习、掌握《物业管理条例》、《前期物业管理招投标管理暂行办法》等相关规定外，还要掌握物业管理招投标实务的操作方法，这对于参加投标的物业管理企业是非常重要的。

    在实际招投标的过程中，投标企业的标书起到了至关重要的作用，标书的制作应该引起广大物业管理企业的高度重视。

一、做好标书制作的准备工作
    对于投标的物业管理企业，及时获得有关项目的招标信息，可以说是展开项目的第一步。因此，获得项目信息的时间越早，就能够争取到越多的时间，中标的可能性就越大，获得招标信息最为常见的途径是招标通告。

    获得招标信息之后，投标的物业管理企业就应该积极与用户、项目主管单位建立联系，争取在招标通告前，甚至在项目进行评估和可行性研究的阶段介入，及早了解招投标者对物业管理的设想和安排。这些工作的好处体现在三个方面：

    首先，通过这些工作，投标的物业管理企业可以及早了解业主或建设单位制订的物业管理项目的详细要求，包括招投标项目概况、招标对象、招标说明、“标”或“包”的具体划分、采用的技术规范和对工作的特殊要求等。更重要的是，业主或建设单位在立项、研究和设计等工作的过程中，往往已经形成了一些意向性的想法，包括对物业管理企业的看法等，投标物业管理企业如果在交流中尽量掌握这些信息，就可以有针对性地做好前期工作，及早开展投标的准备工作。

    其次，投标的物业管理企业可以通过与业主或建设单位的接触，进行充分的技术交流。一方面，可以起到介绍和宣传的作用，让业主或建设单位对物业管理企业及其服务有一个感性认识；另一方面也可以对业主的要求有更深刻的理解，以便在编制投标文件时准确响应或着重加以说明。某些时候，当业主或建设单位尚未确定招标文件某一部分的具体内容及指标时，通过技术交流，可能使用户愿意采用投标物业管理企业提供的服务及管理模式；当业主在设计中有不当之处时，通过技术交流帮助业主作出修改，加深业主对投标物业管理企业的信任，这都会对投标物业管理企业非常有利。

    另外，在长时间的接触和交流过程中，如果投标物业管理企业能够抓住机会，为业主或建设单位提供一些力所能及的服务，都会给对方留下良好的印象，为将来的合作打下良好的基础。

    二、标书制作中的几个问题
    项目招标之后直至开标之前的这段时间，可以说是投标物业管理企业的冲刺阶段。投标物业管理企业在此过程中要注意以下几个方面：

1、根据招标文件的要求，制订投标文件的制作进度计划，有条不紊地制作投标文件，以免造成文件的缺失或对招标文件的未响应。要仔细研究招标文件，尤其要注意文件中的一些特殊规定，例如有的招标文件中要求投标物业管理企业所提供的营业执照、财务报表等资格文件必须经过公证机关的公证，如果忽略了这些要求，就可能导致废标。

2、针对招标文件中的主要技术问题，多与业主或建设单位联系和沟通，掌握用户的要求和意图。如果用户组织了标前会和现场考察，一定要事先做充分准备，以便及时得到满意的答复和澄清，并在投标文件中给予充分明确的响应。

    三、投标人在编制投标文件时要注意的问题
    投标文件是投标方对招标文件的直接响应，投标文件应及时对招标文件提出的实质性的要求和条件做出回答。编制投标文件时要围绕主题进行论述：

1、把握主题
    投标人应当认真研究、正确理解招标文件的全部内容，并在此基础上按要求编制招标文件，切忌偏题。努力围绕“如何能够全面、客观反映招标人本次招标情况”这一出发点去编制投标文件，细化各项条目。

2、严格规范
    投标文件必须对招标文件中有关招标项目的研发内容、技术要求、项目价格、实施计划等主要内容进行填报和说明。投标文件中使用的计量单位，除招标文件中有特殊要求外，应采用法定计量单位。

    投标单位不得修改招标文件的要求，不能遗漏或回避招标文件中必须回答的问题，更不能提出任何附带条件。投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出明确回答。

3、真实有效
    投标文件中阐述的内容、提供的证明材料必须真实可靠，客观反映投标人的情况，不得弄虚作假，必须遵守有关的国家法律、法规和条例。

4、统筹考虑
    投标文件的内容可能牵涉到技术、经济、资信等各方面的问题，因此，投标人要组织相关部门的人员分头编制。同时，整个投标文件的内容应保持一致性和贯彻性，投标书按统一格式书写。

5、合理设置文档
    一份完整合格的投标文件，不仅要有详实的内容，也要有封面、目录、页眉、页脚等，且在页面安排、标题设置、图表说明的字体、字号、色彩的运用上合理得体，既符合项目的严谨性，又要体现自己的特色。在编制技术标书过程中，应避免因偏离要求而影响技术评分，或指标过优而抬高了报价，影响开标结果。而对于用户较为重视的指标，则可以适当地加以优化，并在投标文件相应的部分，加以详细的描述，以引起招标方在评标时的兴趣和重视，有利于争取中标。

    四、确定投标价格时要注意的几个问题
    在国际公开招标的情况下，一般来说，按照招标文件规定的评标因素评估的最低价格的投标，即为中标。因此，投标价格是影响评标的关键因素，在确定报价时，应注意以下几个方面：

    1、在确定报价时，应与业主或建设单位采取双方坦诚相待的原则。很多物业管理企业参加公开招标的经验不足，往往存在侥幸心理，或者希望在价格上留一手，赚取高额利润，或者企图以不合理的低价抢标，有些物业管理企业参与竞争只是为了扩大公司的对外影响，并不在乎企业效益问题，所以亏损也在所不惜。这些行为都是不正当的。投标物业管理企业应确定合理的利润比例，经过努力即使最终未能中标，也不会留有遗憾。

    2、在确定报价时，要注意分析竞争对手的情况，一般来说，每个投标物业管理企业在作价时，都有自己的原则和规律，因此，在每次投标前，都要尽量摸清其他参与投标的对手的名单，搜寻以往在类似项目中该投标物业管理企业的投标价格，结合当时与现在其他因素的变化，分析测算对手在此次投标中的可能报价范围，从而为自己的最终报价提供参考。

    3、在确定报价时，还要考虑可能影响中标后项目收益的一些因素，如原材料价格、人工费用、管理费用等，以确定最终的报价。

    总之，在物业管理招投标过程中，要树立竞争意识、公德意识，除了依靠法律和行政手段规范外，还须倡导建立道德秩序。这种道德秩序就是重视信誉、注重企业形象、遵纪守法、公平参与，自觉抵制不正当竞争，将物业管理招投标引入法制化、规范化、科学化的轨道，保证我国物业管理事业的不断发展。